Assistente Administrativo de Projetos, Programa Marinho e Costeiro

O(a) Assistente Administrativo de Projetos é responsável pelo suporte administrativo à equipe técnica dos projetos com o objetivo de apoiar na implementação das entregas, monitorar e atualizar as ferramentas de gestão, sistematizar e organizar documentos, organizar logísticas de eventos, solicitar e acompanhar os processos de compras e garantir a memória de execução do projeto.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

• Auxiliar na elaboração e sistematização de comunicações de rotina do projeto, atuando como guardião dos documentos administrativo-operacionais dos projetos, incluindo memória de reunião, solicitações de compras, arquivos financeiros, dentre outros, de acordo com os padrões de formato e arquivamento dos documentos do projeto e assegurando o cumprimento das exigências de documentação tanto da organização quanto dos doadores.
• Fornecer apoio para organização da logística de eventos, presenciais ou online, com o planejamento de eventos em conjunto com a coordenação técnica, sendo responsável por agendamentos, convites, organização do espaço do evento e recursos a serem utilizados, com o objetivo de garantir a realização do evento conforme planejado e atuando proativamente na solução de problemas administrativos que venham a ocorrer pré, durante ou pós-evento.
• Apoiar a equipe técnica e parceiros para realização de atividades de campo dos projetos, incluindo solicitação de passagens, hospedagens, diárias, composição de itinerários e outros recursos físico-financeiros necessários para a viagem de campo, assegurando que todas as informações, documentações e prestações de conta estão atualizadas e corretas.
• Acompanhar a rotina de manutenção dos equipamentos e outros ativos físicos dos projetos, realizando os processos internos necessários, a fim de manter segurança da equipe e do patrimônio.
• Viabilizar informações para a equipe do projeto ou parceiros, com a construção de relacionamentos colaborativos, com o objetivo de garantir registro e acesso de documentos que disponibilizem informações necessárias para implementação das entregas e memória do projeto, apoiando no acompanhamento das demandas dos projetos.
• Realizar a solicitação e acompanhar o processo de compras de equipamentos de acordo com as orientações técnicas, trabalhando em conjunto com a equipe técnica e de aquisições, assim como, na busca e articulação com fornecedores e interlocução com parceiros (quando necessário), assegurando o processo, documentação, pagamento e entrega dos ativos necessários para os projetos.
• Acompanhar os processos internos envolvendo área técnica e área de operações, através de e-mail e do sistema interno, a fim de promover agilidade e efetividade aos fluxos, assim como, assegurar o cumprimento das políticas e procedimentos operacionais da organização.
• Esclarecer dúvidas e apoiar parceiros para prestação de contas e outros assuntos administrativos dos projetos.
• Desempenha outras funções relacionadas, conforme pontualmente atribuídas.